WordCamp Deutschland 2023: Zum ersten Mal im Orga-Team

Beitragsdatum: 06.10.2023 | Letztes Update: 30.10.2023

WordCamp Deutschland 2023: Zum ersten Mal im Orga-Team – Teil 1

Dies ist eine nicht ganz vollständige Dokumentation meiner Beteiligung am Orga-Team zur Vorbereitung des WordCamp Deutschlands 2023 in Gerolstein vom 19.10. bis 21.10.2023. Die Idee für diese Doku kam mir leider zu spät (Ende Juli 2023). Bis dahin war allerdings schon viel passiert. Sinn und Zweck der Doku ist einerseits reiner Selbstzweck, weil ich dadurch die Planung eines WordCamps besser nachvollziehen kann. Andererseits aber soll diese Doku auch ermutigen, sich als Organisator, Speaker oder Volunteer zu bewerben.

Anfang 2023

Wann die Idee für ein WordCamp Deutschland erstmals entstanden ist, kann ich leider nicht mehr sagen. Ich erinnere mich schwach, dass das wohl Anfang 2023 der Fall sein gewesen muss. Nach der Bewerbungsphase, bei der sich die lokalen WordPress Meetups-Teams Dresden und München beworben hatten, fiel zunächst die Entscheidung, das WordCamp in München durchzuführen.

Die Orga-Teams beim WordCamp Deutschland 2023 in Gerolstein

Hier die einzelnen Orga-Teams:

  • Orga-Leads: Kümmern sich um die Lead-Orga allgemein und Attendee Services
  • Audio / Video: Kümmert sich um die Aufnahme der Vorträge / Livestreaming
  • Content & Speaker: Kümmert sich um die Gestaltung des Programms, Speakerauswahl und Speakerbetreuung vor und während des Events
  • Community Events & Contributing: Kümmert sich um die Durchführung des Contributor Days sowie um kleinere Events, die nicht Teil des Hauptprogramms sind, aber die Community wieder zusammen bringen sollen
  • Design: Kümmert sich um das Design für verschiedene Bereiche: Website, Social Media, Swag?, Print/“Deko“: WordCamp Branding / Identität, Design / Marketing Assets
  • Local Team: Kümmert sich um die Kommunikation mit dem Veranstaltungsort, Catering, ÖPNV, Hotelauswahl, Anreise
  • Marketing & PR: Kümmert sich um die PR (Blog), Inhalte für Website, Social Media, Kommunikation, Ansprache Magazine, Portale, etc.
  • Sponsoren: Kümmert sich um die Kontaktaufnahme und Betreuung von Sponsoren, plant Sponsorenbereich
  • Volunteers: Kümmert sich um die Volunteerauswahl, -planung und -betreuung
  • Website: Kümmert sich um die Website als Hauptaushängeschild der Veranstaltung, in Abstimmung mit den anderen Teams
  • Budget: Überwachen den finanziellen Rahmen des WordCamps

Es bildete sich ein erstes Orga-Team unter Leitung von Jessica Lyschik, wobei die Münchener Gruppe mit Hochdruck, aber letztendlich ohne Erfolg eine Location suchte. Die Preise für geeignete Locations waren dann doch zu hoch.

Die Organisation wird über Notion abgewickelt: „Notion ist ein vernetzter Workspace für schnelleres und besseres Arbeiten.“ Ich hatte am Anfang relativ große Schwierigkeiten, mich einzugewöhnen, weil wir normalerweise mit Trello arbeiten. Notion bietet viel mehr Möglichkeiten, ist dadurch aber auch zumindest für mich ein Tool, bei dem man sich schon mal verlaufen und durchaus die Orientierung verlieren kann. Mittlerweile habe ich Notion aber auch schätzen gelernt.

Mai 2023

Anfang Mai 2023 wurde dann die Entscheidung getroffen, dass München zumindest für dieses Jahr aus Kostengründen leider keine Option mehr ist. Nach dem Aufruf, entsprechend geeignete Locations vorzuschlagen, kristallisierte sich relativ schnell heraus, dass Gerolstein eine interessante Option ist. Hier war Birgit Olzem sehr aktiv und konnte relativ schnell eine realistische Grobplanung vorstellen. Problematisch war die Verbindung nach Gerolstein, weil aufgrund der Hochwasserkatastrophe 2021 eine direkte Zugverbindung nach Gerolstein nicht besteht. Daher entwickelte sich auch die Idee eines Shuttle-Angebots nach Gerolstein.

Ende Mai 2023 standen erste Kosteneinschätzungen für die Location, Catering, etc. fest.

Am 8.5.2023 konnte Jessica melden, dass das WordCamp Deutschland beim WordCamp Europe in Athen auf dem Contributor Day genehmigt wurde. Damit konnte es also jetzt richtig losgehen. Gleichzeitig stieg Birgit Olzem, die als Local in Gerolstein schon recht viel vorbereitet hat, als Co-Lead neben Jessica Lyschik als Lead-Organisatorin ein. Bedauerlicherweise konnte ich am WordCamp Europe in Athen nicht teilnehmen, bei dem eine erste Abstimmung erfolgt ist.

Mitte Juni ist der Venue-Contract unterschrieben worden, so dass die Planung vor Ort konkret starten konnte. Kurz danach wurde vereinbart, dass regelmäßig jeden Montag ein Zoom-Termin stattfinden sollte, um die wichtigen anstehenden Dinge zu besprechen.

Juni 2023

Anfang Juni erfolgte dann der „Call for Organizers“. Relativ zeitnah konnte man sich über die Website als Orga mit entsprechenden Wünschen, an welchem Team man teilnehmen möchte, anmelden. Da habe ich mich für verschiedene Bereiche gemeldet, u. a. auch für das Volunteer-Team. Jessica und Birgit haben als Orga-Leads die Zuordnung der Organizer vorgenommen. Ich bin mit Manja dem Orga-Team für die Volunteers zugeteilt worden.

Nach der Zusammenstellung der Teams mussten insbesondere die Teams, die sich um die lokalen Gegebenheiten, die Sponsoren, Website und Design kümmern, dann auch schon zeitnah loslegen. Auch der Call for Speakers und der Call for Sponsors mussten relativ zeitnah gestartet werden. Im Volunteers-Team haben wir den Beitrag für den „Call for Volunteers“ vorbereitet, der dann ebenfalls zeitnah veröffentlicht wurde. In diesem Beitrag haben wir freiwillige Volunteers (Helfer:innen) gesucht, die bei den vielfältigen Aufgaben vor Ort wie z. B. Registrierung der Attendees (Teilnehmer:innen) mithelfen. Manja und ich treffen uns jetzt jeden Montag zu einem Zoom-Meeting, um die weitere Organisation speziell für die Volunteers abzusprechen.

WordCamp Deutschland in Gerolstein
Grafik für Orga-Teams: wordpress.org

Juli und August 2023

Erste Dinge in Bezug auf die Location (Rondell in Gerolstein, Catering) wurden geklärt. Zusätzlich wurden erste Social Media Posts veröffentlicht (Twitter, Mastodon, etc.).

Die Assets – damit sind u. a. die Grafiken für die Veröffentlichung von Posts in den sozialen Medien, auf den Seiten der Sponsoren, Organisatoren gemeint – wurden fertiggestellt und zeitnah verwendet. Die ersten Zahlungen der Sponsoren gingen ein, so dass sie in die Kalkulation des Budgets mit einfließen konnten.

Im Design-Bereich wurde mit der Gestaltung der T-Shirts, der Wapuus und der Rollups begonnen. Außerdem klärte das Audio / Video-Team ab, welche Geräte benötigt werden und ob entsprechende Voraussetzungen in der Location gegeben sind.

Im Juli startete der Ticketverkauf. Die ersten Tickets waren relativ schnell verkauft. Für die Speaker, Sponsoren, Volunteers und Orgas gibt es kostenfreie Tickets. Weitere Tickets kommen zu einem späteren Zeitpunkt in den Verkauf.

Die Auswahl der Vorträge oder Workshops begann Ende August.

Parallel dazu wurden entsprechende Slack-Channels z. B. auch für die Volunteers angelegt.

September 2023 – die heiße Phase beginnt

Noch 5 Wochen bis zum WordCamp und jetzt startet so langsam die heiße Phase. Es kamen noch ca. 20 Tickets in den Verkauf, die recht schnell weg waren. Wir als Orga-Team für die Volunteers hatten 20 Plätze incl. entsprechend freie Tickets für Volunteers geplant. Die Plätze sind mittlerweile auch alle vergeben. Anfragen liegen aber weiter vor.

Außerdem wird noch abgeklärt, welche technischen Voraussetzungen vorliegen, z. B. stellte sich heraus, dass zu wenig Steckdosen zur Verfügung stehen. Daher müssen Mehrfachsteckdosen beschafft werden. Auch die benötigten Beamer stehen nicht in ausreichender Anzahl zur Verfügung.

Die Entscheidung über Catering und entsprechende Auftragsvergabe erfolgt in Kürze. Natürlich gibt es noch viele Dinge, die insbesondere auch vor Ort noch abgeklärt werden müssen. In einem doch relativ kleinen Ort wie Gerolstein gibt es mittlerweile auch Schwierigkeiten, ortsnahe Unterbringungsmöglichkeiten zu finden. Wegen der Hochwasserkatastrophe vor einigen Jahren gibt es Probleme in Bezug auf die Anfahrt, weil eine Zugverbindung direkt nach Gerolstein nicht möglich ist. Aus dem Grund gibt es Überlegungen, einen Shuttle-Service einzurichten.

Die Planung des Contributor-Days startete ebenfalls. Hier geht es darum, dass Attendees sich natürlich auf freiwilliger Basis in verschiedenen Bereichen beteiligen. So gibt es beispielsweise eine Gruppe für die Übersetzung von Themes und Plugins (Polyglot), eine Gruppe für den Support-Bereich, bei der ich Team-Lead bin und eine Gruppe für die Barrierefreiheit (Accessibility, a11y), bei denen man mithelfen kann.

Ende September wurde der Schedule (Zeitplan) mit sehr vielen interessanten Vorträgen, Workshops und anderen Veranstaltungsformen veröffentlicht. Ich werde beim WordCamp ein Panel (Diskussionsrunde) zum Thema „Neue Formen für WordCamps und Meetups – Visionen“ halten und freue mich schon sehr darauf. Zu dem Thema habe ich mir bereits vor einiger Zeit einige Gedanken im Rahmen eines Beitrags hier auf haurand.com gemacht.

Nochmal kamen ca. 30 Tickets in den Verkauf. Das dürfte jetzt das letzte Kontingent sein. Wer also jetzt noch kein Ticket hat, sollte schnell zuschlagen.

Manja und ich können nach Veröffentlichung des Zeitplans damit beginnen, die Einteilung der Volunteers vorzunehmen. Dabei werden wir die Volunteers bei der Registrierung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (Attendees), als Doorkeeper (Türsteher hört sich in dem Zusammenhang etwas seltsam an) und als Microrunner einsetzen. Doorkeeper sorgen dafür, dass z. B. keine Störungen von zu spät kommenden Attendees erfolgen. Microrunner sind notwendig, wenn z. B. nach Vorträgen noch Fragen von den Attendees an die Vortragenden gestellt werden.

Ich will ab dem 16.10. in Gerolstein sein und überlege derzeit, ob ich mit dem Fahrrad von Attendorn nach Gerolstein fahre, wenn das Wetter einigermaßen mitspielt. Regen und kalte Temperaturen passen mir nicht.

Teil 2 der Doku

Das war nun der erste Teil der Doku. Teil 2 wird folgen. Da werde ich voraussichtlich eine Nachschau zum WordCamp Gerolstein schreiben.

Fazit

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4 Gedanken zu „WordCamp Deutschland 2023: Zum ersten Mal im Orga-Team“

  1. Hallo Hans-Gerd, Regina und alle WordCamp-Fans da draußen!

    Erst einmal: Wow! Welch eine tiefgreifende und detaillierte Reise durch die Vorbereitungen zum WordCamp Deutschland 2023. Als Online Marketing Agentur sind wir immer gespannt, wie solche Großevents organisiert werden, und euer Beitrag hat uns buchstäblich hinter die Kulissen blicken lassen.

    Das Engagement und die Hingabe, die ihr und das gesamte Orga-Team gezeigt habt, sind beeindruckend. Es ist nicht immer einfach, solch ein Event zu planen – insbesondere in diesen turbulenten Zeiten. Aber eure Ausdauer, der Wille, alle Herausforderungen zu meistern und ständig Lösungen zu finden, z.B. das Überlegen eines Shuttle-Dienstes wegen fehlender Zugverbindungen, zeigt eure wahre Leidenschaft für die WordPress-Community.

    Besonders spannend fanden wir die Auseinandersetzung mit Tools wie Notion. Das kennen wir nur zu gut! Bei jedem Tool gibt es eine Eingewöhnungsphase, und es ist super zu lesen, wie du, Hans Gerd, dich schließlich mit Notion angefreundet hast. 😄

    Es war auch interessant zu lesen, wie das WordCamp trotz einiger Hürden weiterging und sich von München nach Gerolstein verlagerte. Birgit Olzems Bemühungen und ihre schnelle Grobplanung scheinen wirklich den Unterschied gemacht zu haben.

    Wir sind schon gespannt auf die kommenden Beiträge und natürlich auf das eigentliche Event. Und Hans Gerd, ob mit Fahrrad oder anderweitig, wir wünschen dir eine sichere und angenehme Reise nach Gerolstein. Und wer weiß, vielleicht sieht man sich dort ja?

    Alles Gute für das finale Event und ein großes Dankeschön für diesen Einblick! Macht weiter so und viel Erfolg beim WordCamp!

    Beste Grüße,

    Šukri

    Antworten
    • Hallo Šukri,
      freut mich, dass Dir der Beitrag gefallen hat und herzlichen Dank für diesen ausführlichen Kommentar.
      Das wäre natürlich super, wenn ihr auch da seid. Dann können wir uns gerne weiter darüber unterhalten.
      Herzliche Grüße
      Hans-Gerd

      Antworten
  2. Gerolstein als Austragungsort für das WordCamp Deutschland 2023 ist wirklich eine interessante Wahl und zeigt, wie Flexibilität und Kreativität bei der Eventplanung unter schwierigen Umständen triumphieren können. Die Herausforderungen, die ihr beim Organisieren des WordCamps meistern musstet, wie die Entscheidung für einen Shuttle-Dienst aufgrund der eingeschränkten Zugverbindung, sind beeindruckend gelöst. Eure Erfahrungen mit Notion als Organisationswerkzeug sind sehr aufschlussreich, besonders die anfänglichen Schwierigkeiten und späteren Erfolgserlebnisse – das spiegelt die Lernkurve wider, die viele von uns bei der Einführung neuer Tools durchlaufen.
    Die Vorfreude auf das Event und die Neugier auf deine Reise nach Gerolstein, Hans-Gerd, ob nun mit dem Fahrrad oder anders, sind ansteckend. Bin gespannt, welche Eindrücke und Erkenntnisse der zweite Teil der Doku bringen wird!

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